前段时间，我们会计事务所给一位布里斯班的小生意经营者做财务。这一单我们做的有些震惊。毕竟这都2019年了，这家公司竟还在用一台普通电脑，且没有任何其他的辅助软件来办公。每次他们都是拿一个装满纸质资料的纸盒子给我们会计，我们会计做完了再把纸壳子还给客户，接着打出一份BAS让客户去签字，整个流程让双方都是苦不堪言，因为效率太低太慢了。而工作效率低对小生意来说，就是致命的漏洞。经营者们不妨静下来好好想一想，你有没有忽略科技？
你要么出众，要么出局
还记得2012年，Xero云端会计软件公司刚上市的股价才四块多澳币，现在的股价已60多块钱了。所以如果你一直没有跟上科技所带来的便捷，提高工作效率。那么随着小生意市场日益激烈的竞争，你的经营就容易陷入一种疲惫的感觉。
就拿发邮件这事来说，现如今Email的沟通工具中心平台上已衍发出很多的插件，但如果你完全不知道也不会用。还像以前那样，打开Email看完之后发现这事不能立刻解决，当下就只能把email关掉，那么事后你大概率会忘记这件事。等到想起来的时候，为时已晚，匆匆补救，疲惫感徒然而生。但其实随着科技的更迭，Email早已拥有了提醒新功能，当下不能解决的Email，可以设一个睡眠设置，让它明天5点弹出来，或任何一天再弹出来。
再比如说，您晚上办公至深夜12点了，您不想这个时候发给客户打扰到他们，就只能搁置，可到了第二天早上，七七八八的事一来，很容易就忘记了要给客户发邮件，很可能导致莫名其妙的跑了一单，或者是用更多的时间去和客户解释，疲惫感日渐增加。但其实现在您大可以设置一个定时发送，在第二天的8点再把这个Email发过去就好了。还有设置模板，当客户的订单或是咨询来了，你通常第一步会让客户去提供一些信息，可这些看似需要花很多时间沟通才能完成的事，现在都可以设置各种各样的模板，Email慢慢的会衍生成一个您跟客户沟通的中心，大大地节约时间。
得科技者，得一半天下
对于小生意经营者来说，他们时常有个错觉，觉得我们是小企业，哪里需要什么科技，等生意做大了再弄！其实这就错了，而且大错特错。往往因为是小生意，才更加依赖于科技。由于小生意刚起步时，无论从资金、还是人力，都需要做到分秒必争。可惜时间只有这么多，到底时间应该花在哪里？我想大部分的经营者都知道，主要应该放在产品和服务上。可如果这时候，你却因为花了大把的时间花在后台财务系统，比如说市场，客户关系管理，包括有些潜在的IT，甚至是人事上，那真是得不偿失。
试想一下，无论是您去跟银行贷款，还是及时分析您企业的财务状态，信息的回馈都很慢。如果客户来的多，那您还能不能做有效的第二次推广了？这个客户来了以后，您能不能以最快的速度拿到基本的信息？这些看上去很花时间和人力的事，但其实只要通过简单的科技，和一些小软件就可以完美的解决了。那么省下来的时间，就可以让您把有限的时间尽量多投入到您的产品和服务当中，在市场上打磨您的产品和服务，这样小企业才能慢慢脱颖而出，否则您只能永远跟其他的竞争对手拼时间。
小企业的财务系统，不是纸盒箱
回到开头，我们给大家讲的那个真实案例。当会计收到了装满纸质资料的纸盒子时，我们就不得不重点说一下，财务系统。
在我们看来，很多人对财务系统的问题都看的太分散了，有些客户用公司的账户去付一些个人的账单，或者有些公司上的费用，您会用自己的信用卡去支付，还有一些是直接付现金，在这种情况下，如果你让一个会计把好几个渠道的信息全部整合在一起是需要大量时间去沟通和审查，导致的结果就是每次花大量的时间和会计沟通以及整合这些数据，结果没有花更多的时间来讨论您这些财务上的节税方案，以及哪些成本上的控制，明明这些才是您应该花更多心思去雕琢的内容。
长此以往，这样周而复始的把时间浪费在沟通，审查和整合数据上，您的企业增长势必会比较慢。再加上本来澳洲市场就不大，如果您把这个周期放得更慢一点，您再去抢这个市场，到后面就会更加的难。所以我们财务笔记就来简单介绍一下，现在澳洲云端财务软件的一个生态系统。基本上，老牌的财务软件像MYOB、Quickbooks、Reckon他们都是比较主流的、大牌的云端软件。
到后来2012年Xero就异军突起，因为他最开始就是从云端开始做的，所以他发展确实比较迅速，而且从业界的回馈来看，我们会计用户体验来说，确实Xero比较好用。所以如果您是零基础的用户我们还是非常建议用Xero。如果您是微小企业没有员工，Xero只需要10块钱一个月就可以了。
而这10块钱能提供什么样的功能呢？首先他跟您的银行账户联通，所以您作为普通用户只要记住两个原则就好了: 一是跟您生意相关的所有收入和支出全部经过银行账户上，剩下的我们会计在做账的时候，如果我们不确定您的这笔支出和收入，我们是有方法去跟您确认的。 二是现在手机都是随身带了，您只要能做到每次支付花费的Invoice或者这个小票您拍个照就好，存到您的手机一个月一个季度也好，还是一年也好，您就集中发给会计，就这么两三件事情，其他的就交给会计去解决就好了。
如果说您觉得10块钱都不舍得花，那基本上现在我们会计也可以做到只要您允许我们会计事务所去下载您的银行账单，当然这里请注意我们不是登录到您的银行账户，这样不安全，我们是用第三方的软件，只要我们发给您一个链接邀请，您核准我们去下载您的银行账单就行了。
我们直接就可以下载您过往365天，180天的每笔交易记录。同时如果您所有支出都有给Invoice拍照，那这个帐就是完整的。工资这块则是相对独立和繁琐的一块。而且从今年7月1号开始政府做了很大的改革，决心要杜绝付员工现金的问题。所以最晚，小生意从9月1号开始必须要选一款软件，通过这个软件系统去报给税务局提交您的员工薪资和扣税情况，包括养老金。现在市场上会有一些免费的single touch payroll肯定不太好用的，剩下的主流单机您只要这一个功能的话，大概是10澳币每月。
因为都是云端的软件，在此生态系统中，他们会开发更多很小的应用，比如现在这些做零售的企业，大家都要有终端收银机。我记得大概2012年如果您和银行签Pos机，则需要一签就是5年合同。您如果提前把这个5年计划终止您就要交违约金(Canecellation fee)。当然现在几乎没有银行会收了，因为市场竞争开始变大，像一些云端技术设备也会提供一些pos机。
刷卡首先手续费会比银行便宜，携带也很方便，你见客户就可以直接刷卡，这个钱不单是付掉了，而且还直接跟您的财务系统就连通好了，对会计也不必做过多的解释，只要跟会计把流程理顺了，剩下大家做各自的工作就好。
还有催款，我们可以利用软件，与银行账号联通。设定比如14天还款期或30天还款期，Invoice到了还款期软件直接发给客户，如果客户看到却还是没有付掉的话，它还会有第二种情况。第二种怎么回复客户的模板也是您来设，最后客户支付了，它也会给客户发一个确认支付的信息，整个流程非常的通畅，这样在您催账的过程中其实是帮您省了很大的一部分前期力量，剩下还未付款的客户就可以打电话发信息提醒，这些地方都是可以做成一个流程。
还有供货商，如果说您的这个行业需要有大量的交易，比如零售业，每天要付很多的账单，通常来说您给供货商（Supplier）一个特定的Email，让他们直接发您Email就好了，Email会把他们账单上面的数字全部抓取下来，直接放到您的Xero上，所以供货商发的账单您直接会在Xero某一个界面看到，然后决定是要付还是不付，然后您这一周到底付几个，都由您自己来灵活掌控，这样又大大节省了您的时间。
库存管理其实对很多批发经营者们是挺大的问题，尤其是做电商的行业，他们需要专门做库存管理，我看到网上有很多库房直接整合外包，您只要在国内选好货，跟他们联系，这个货全部入他们的库房，设好Barcode往哪个地方发货，然后跟您的这些财务系统全部连在一起，库存量是多少都是及时被监控，这对您做生意上的决策帮助会很大。
关于软件我给大家的建议就是听专业人士的介绍，选好一款您就坚持用下来，没有必要花更多的时间去比较，每个软件都有各自的长处和短处，您最宝贵的时间用在您的产品或服务上。而且使用软件也有习惯方便的原因，有些软件上手，是需要一段时间，快的两周至一个月，慢的两三个月，不要突然间去试那么多的软件，要一个一个的去试。
总 结
最后是给大家的忠告，软件确实能帮助大家解决很多问题，但最终它不可能全部都自动化，不必把它想的那么完美。试想一下，如果一个软件每天能帮你省掉10分钟至20分钟，那么假如您的团队有5到10个人，每天每个人都在节约时间，在这种情况下您团队的规模就会越来越大。