对于许多小生意来说，处处都要精打细算，没有过多预算来请人专门记账，只好平时自己来记录， 财政年度末尾将记录交给会计做最后的梳理和申报。
那您知道会计最需要的是哪些数据吗？怎样记录最为有效率？都有哪些免费的记账工具提供给小企业主？
本文将给小生意主们做一个完整的梳理，让您的会计和您自己都提高效率进而降低您的记账和会计费用。作为会计，每年或每个季度都会收到客户提供的原始记账数据。有些信息客户花了不少时间整理出来，但有可能不是会计需要的或者可以以一种更有效率的方式呈现出来，本文也会告诉您什么信息才是会计需要的和您应该怎样来记录这些信息？
信息提供基本原则
完整性
提供的资料或信息需要具备完整性，有时候客户可能给的资料不是一个完整的财政年度/季度；又或者客户同时有好几个银行账户，却只提供了其中几个;再有可能还有许多现金交易，但没有提供相应的收据或凭证，等等。这些都会导致会计花费大量的沟通和等待时间在信息的收集上，所以每次提供资料您都要确保时间段和资料渠道的完整性,将所需资料清单固定下来，这样每次提供的时候按照清单来提供就好。我们每次做年度账目的时候，会根据每个客户不同的情况，具体给出清单，方便自己的客户。
中心化
参照第一条，如果你的交易记录信息渠道广泛，比如银行账户颇多，还有微信支付，Paypal，现金交易等等，那么在记账的时候，就需要花费额外的精力和时间去各个平台收集这些信息，所以原则就是能尽量少用其他交易渠道的话就尽量少用，让数据尽量都集中在一起,或者利用第三方平台，比如 Xero，将各个交易渠道的信息都汇总到一个第三方平台来处理数据，这样就避免人为的信息汇总，一来减少错误，二来节省大量时间。
电子化
电子化对于现阶段的小生意来说主要意味着两点：一，减少或避免现金交易，这样所有的交易记录都能在 bank account 或者电子支付系统里体现出来，保证完整性和相对的在中心化；二，将所有交易记录相关的invoice,receipt以及其他supporting documents统一扫描备份或者直接能利用会计软件将相应的扫描文档关联到每笔交易(Xero, MYOB和Quickbooks目前都有此功能)。做好这一步比较不容易，需要对企业的数据处理流程有很好的认知，并能严格执行。目前这方面辅助的软件也很多，会在下面着重介绍一下。
自动化
如果生意已经能比较自如的完成上面所述的三个要求，那么可以利用自动化再锦上添花，随着 invoice/receipts上的信息自动化抓取，相应的账目会由软件自动操作完成。大部分的小企业都还做不到这一点，因为前期需要花比较多的时间让会计培训和设置，成本上前期会相对高一些，但是从长期来看，这大大降低了企业数据录入的成本。当然也不需要过分迷信自动化，比起自动化来说，更重要的是日常的数据处理流程，是否企业的每个员工都能整齐划一，按照统一的流程来操作，企业反而应该放更多的资源在这方面，看到的成效可能会更为显著。
记账软件推荐
有了以上的原则，那么再来和会计沟通提供资料和数据的时候，就会比较容易了。那我们就介绍几款相关的财务软件，让大家更好地了解他们的功能。
会计软件：Xero和MYOB价格会贵一些，但是上手和用户体验绝对优于Quickbooks & Reckon one。确定了财务软件，中心化和完整性的问题就解决了大部分了，如果确实有现金收入和支出的话，这部分每个季度/年度需要单独整理提供给会计师。
扫描和抓取设备：现在轻巧扫描仪款式很多，个人比较喜欢ScanSnap & Canon两个品牌，速度快且稳定。扫描完成的同时，就能完成云端或者 email 的同步存储，甚至直接与会计信息共享。不管存储在哪里，如果企业所有文档都能完整及时的完成电子档存储，能任意关键词搜索，就已经满足最基本的电子化要求了，至于说是否能再提升一步， 将里面的数字信息进一步自动抓取和分类，不强求，因为一个是可以人工来处理，二一个目前的抓取软件（Hubdocs, Receipt bank, ezzybills等）的准确率还不能达到100%，还是需要人工核实。
企业支出管理&记账自动化：Divipay是我目前用到的最好企业支出管理软件，它甚至还能产生多个虚拟credit cards在Apple Pay，用于控制预算和员工自动刷卡, 大大节省了时间。企业的其他账单，可以让供应商直接发到指定email，Divipay 会自动抓取银行信息，按照指示安排付款，所以每周只需要登录一次，集中管理和安排企业这个时间 段的费用支付。更加神奇的是，Divipay会和 Xero 关联整合，只需要首次匹配相应的会计账目，之后它会自动匹配到同一个账户进行记账，大大提高了自动化的程度。
所需资料清单中文翻译范本
- CBA Business Account (1234) Statement for the period 1st July 2017 to 30th June 2020 (注意时间段和 bank account number，如果 Internet Banking 不能产生完整的 PDF，就需要下载其他格式的 transactions, 如果不清楚怎样下载，再联系会计师)
- CBA Complete Home Loan（5678）Statements for the period 1st July 2017 to 30th June 2020 （注意时间段 & bank account number。如果 Internet Banking 不能产生完整的PDF，就需要下载其他格式的 transactions。如果不清楚怎样下载，再联系会计师)
- Details of any assets sold or purchased including：
1. Motor Vehicles （包括购买的 invoice, 如果有贷款的话，也需要提供loan repayment schedule 。）
2. Equipment
3. Property
4. Rental property address
5. Purchase date of your property
6. Purchase price including the incidental
costs – legal fees; inspection fee; transfer/stamp duty; a registration fee of land title transfer (If you cannot remember, you can provide the property purchase settlement statement from your solicitor).
7. Date property first earned rental income
8. The market value of the property when first started renting (this value is going to be used as the cost base when calculating the capital gain in the future, it would be great if you can get an independent/professional valuation for the property).
9. Depreciation report prepared by the quantity surveyors.
（1）Shares（需要知道股票的购买时间，金额和股票数目；出售时，也是如此 。）
（2）Other
- Any other information that may be relevant to completing your financial statements and income tax returns.
当财务系统还停留在鞋盒小票和excel的年代，你的所有重大决策就只能靠估计和瞎猜。只有在这个财务系统基础设施建成后，决策人才能更加专注于战略和制定商业计划，寻找后面的投资者融资/银行融资。如果没有及时准确的财务数据，就无法跟踪商业计划中的目标和里程碑，无法衡量KPI，无法采取纠正措施，也无法利用潜在商业机会。 磨刀不误砍柴工，希望上述内容能给您带来一些启发，对您的创业有所帮助。
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